Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft SharePoint verwenden und dies eine wichtige Rolle in Ihrer internen Kommunikation und Zusammenarbeit spielt, dann denken Sie sicherlich über den Übergang zur neuen Version oder zu Online nach. Jede neuere Version von SharePoint bringt neue Funktionalitäten und neue Möglichkeiten, die Arbeit zu verbessern, auszubauen und zu vereinfachen. In der Onpremise-Welt geschieht dies alle drei Jahre, während bei Online die Neuheiten die ganze Zeit zur Verfügung stehen.

Der Übergang zur neuen Version von SharePoint oder der Sprung aus der Onpremise-Welt auf Online ist keine Sache von »einigen Klicks«. Die Planung des Übergangs (Migration oder Upgrade) erfordert Zeit für die Analyse, in der etliche Aktivitäten zur Bestimmung des Umfangs des Übergangs erfolgen müssen. Man sollte nicht vergessen, dass der Übergang zur neuen Version immer eine Chance dafür ist, sich von unnötigen Inhalten zu »befreien« und somit den Nutzern, Entwicklern und Administratoren Spielraum zu bieten, die Vorzüge der neuen Version voll auszuschöpfen.

Wir in Agitavit haben viele SharePoint-Upgrades zur neueren Version und auch einige Migrationen aus der Onpremise-Welt zu Online durchgeführt. Kein einziges durchgeführtes Upgrade ähnelte dem Vorigen und jedes enthielt einzigartige Aktivitäten. Da es uns an Erfahrung nicht fehlt, möchten wir mit Ihnen einige wichtige Analyseaktivitäten teilen, die beim Upgrade auf SharePoint 2016 oder beim Übergang zu SharePoint Online (Office 365) zu beachten sind.

Aufgabe von Funktionalitäten

Neue Versionen bringen neue Funktionalitäten und geben einige Funktionalitäten leider auch auf. Deshalb muss man gut nachdenken, wie oder womit die aufgegebenen Funktionalitäten zu ersetzen wären. Ein typischer Fall ist die ziemlich beliebte Funktionalität Meeting Workspace, die in den Versionen 2007 und 2010 zur Verfügung stand. Einen direkten Ersatz für Meeting Workspace gibt es nicht, es sieht aber auch nicht so düster aus. Zum Führen von Besprechungen kann man OneNote oder die Lösung eSeje von Agitavit verwenden, die allen Bedürfnissen der Führung von Besprechungen gerecht werden (Protokolle, Aufgaben, Verfolgen).

Änderungen der Architektur

Die beliebte OWA (Office WebApps) ermöglichte uns, im SharePoint (Web-Clients) die Inhalte von Office-Dokumenten zu sehen, ohne das Dokument im Abnehmer zu öffnen. Mit der neuen Version von SharePoint wurde die Funktionalität OWA Server 2013 durch Office Online Server (OOS) ersetzt, die uns auch zusätzliche Leistungen bietet (etwa Excel Services – früher Teil des SharePoint-Servers). Das bedeutet, dass wir in unserer Architektur einen neuen Server brauchen. Neben der Integration mit dem SharePoint 2016 Server ermöglicht OOS auch die Integration mit dem Exchange Server 2016 und mit dem Skype for Business Server 2015. Bei der Aufstellung der neuen Architektur soll man daher auch nicht die neuen Lizenzen vergessen.

PowerView und Power Pivot

Wenn Ihr Portal PowerView/Pivot-Zusatzkomponenten zur Darstellung von Berichten enthält, ohne die Ihr Vorgesetzter oder die Geschäftsführung nicht mehr leben können, dann wird der Übergang zu SharePoint 2016 auch ein Upgrade des SQL-Servers auf die Version SQL Server 2016 nötig machen. SharePoint 2016 unterstützt nämlich nicht die PowerView/Pivot-Zusatzkomponente der vorigen Version SQL Server 2014. Und wenn Sie schon den neuen SQL Server 2016 haben, sollte Sie die wichtigen Neuheiten für Reporting-Services nicht übersehen: die neue HTML5 Rendering-Engine, das separate Portal für Berichte, die Unterstützung für Mobilgeräte und bald auch die Unterstützung für Power BI Desktop-Rendering. Im Vergleich zu den früheren Versionen neigt sich die Waage der Funktionalität Reporting-Services stark zur Unterstützung der »Native«-Mode. Es wird sicherlich nicht schlecht sein, sich während der Analyse Gedanken über die künftige Verwendung zu machen.

Migration des Inhalts oder Upgrade

Eingangs wurde erwähnt, dass der Übergang zur neuen Version eine ideale Gelegenheit für die Befreiung von unnötigen Inhalten oder eine Reorganisation des Inhalts sein kann (Übertragung an einen neuen Ort oder Übertragung in eine neue Datenbank). In der Praxis bedeutet das, dass an der neuen Stelle ein neues Dokument generiert wird, dass die gleichen Attribute/Daten hat wie das Dokument am vorigen Ort (Historie). Die Durchführung der Migration des Inhalts (Reorganisation) ist Praxis in Onpremise und Notwendigkeit beim Übergang in die Online-Welt.

Die Anzahl der Versionen des einzelnen Dokuments wird sich natürlich auf die Geschwindigkeit der Migration beziehungsweise auf die für die Migration benötigte Zeit auswirken. Ist man sich dessen bewusst, dann ist die nächste Frage, ob wir alle Fassungen des Dokuments brauchen.

Wenn die Historie des Dokuments wichtig ist (wer, wann), wird die Sache noch komplizierter. Probleme gibt es nämlich bei Nutzern, die nicht mehr in unserem Unternehmen sind und in Dokumenten als Autoren einer Bestimmten Fassung vermerkt sind. Die Schaffung einer neuen Fassung des Dokuments an einem anderen Ort erfordert ein aktives Nutzerkonto (AD), was in dem Fall keineswegs zutrifft. Mit der Verwendung kostenpflichtiger Werkzeuge kann dieses Problem auf mehrere Arten eingedämmt werden. Wir können aus eigener Erfahrung sagen, dass keine der Lösungen 100-prozentig ist und dass im Fall einer Entscheidung für die Migration des Inhalts mehr Zeit für die Analyse des Inhalts – der Dokumente – aufzuwenden ist. Ob sich das auszahlt, wird sich beim ersten kritischen Fall zeigen – dann wird eine Erneuerung der Datenbasis erfolgen müssen: des gesamten Inhalts des Portals oder nur des gewählten Inhalts.

Mitteilungen

Beim Übergang aus der Onpremise-Welt zu Online stößt man auf eine weitere Einschränkung, die in die Analyse einbezogen werden muss: die Übertragung der Mitteilungen. Die Online-Welt ermöglicht zurzeit keine API für den Import oder Export von Daten über Mitteilungen, was für schlechte Stimmung bei den Nutzern sorgen kann. Stellen Sie sich die Reaktion der Beschäftigten auf folgende Mitteilung vor: »Liebe Mitarbeiter, der Inhalt unseres Intranet-Portals ist nun am neuen Online-Portal zu erreichen. Der wichtige Inhalt ist in einer neuen, übersichtlichen Struktur reorganisiert – diese ist hier zugänglich. Wir bitten Sie, sich die Benachrichtigung über Neuheiten und Änderungen an einzelnen Dokumenten/Mappen einzustellen.« Für die Lösung solcher Fälle haben wir in Agitavit ein Werkzeug erarbeitet, mit dem wir das Kreieren von Mitteilungen an Ihrem Online-Portal automatisieren.

Lösungen nach Maß

Wenn Sie an Ihrem Portal Lösungen nach Maß verwenden (Custom Webparts, Custom WFs), wird der Übergang zur neueren Version der Onpremise-Welt eine Übersetzung der bestehenden Lösungen erfordern. Die Sache ist nicht problematisch, wenn Sie Zugang zum Quellcode haben – die Entwickler werden das leicht erledigen und die Aktivität schnell als »erledigt« kennzeichnen. Anderenfalls folgen weitere Aktivitäten: Fragen, ob Sie die Lösung überhaupt brauchen, du wenn Sie die Lösung schon neu schreiben, ob Sie Verbesserungen und Upgrades brauchen. Solche Aktivitäten können die Analysephase deutlich verlängern.

Während der Analyse und Planung der Migration sollten Sie nicht viel Zeit verschwenden, um festzustellen, ob Ihre maßgeschneiderten Lösungen optimal sind oder ob sie die »neuen« Funktionalitäten nutzen, die uns mit dem Übergang zur Verfügung stehen werden. Machen Sie nur eine Auflistung Ihrer Feststellungen und Verbesserungswünsche (vermutlich gibt es sie bereits) und widmen Sie sich dem nach Abschluss der Migration. Dabei sollten Sie an das neue »cloudready« Entwicklungsmodell denken, das keine Schwierigkeiten mit dem Übergang zu neuen Versionen hat. Sie müssen sich dessen bewusst sein, dass sofern Sie einen Übergang in die »Online«-Welt planen, es ohne Abschrift Ihrer maßgeschneiderten Lösungen (Cloud Development) nicht gehen wird.

AUTOR
Damir Ružić

Damir Ružić

Projektleiter
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