Rechtzeitiger Zugang zu den wesentlichen Informationen ist die Grundlage für geschäftliches Entscheiden. Trotz der rasanten Entwicklung im Bereich Datenanalyse und –darstellung stellen wir immer wieder fest, dass in vielen Unternehmen das Grundwerkzeug für die interne geschäftliche Berichterstattung das gute alte Excel (oder ein anderes gleichwertiges Tool) ist.

Wieso Tabellen

Die Beliebtheit der Tabellen ist nicht schwer zu verstehen. Jeder Nutzer wünscht sich, dass in der Organisation eine einheitliche und ganzheitliche IT-Unterstützung für sämtliche Geschäftsprozesse eingeführt wäre. Ein solche, wo die Daten einmal, an der Quelle, erfasst und dann immer, wenn man sie braucht, in der gewünschten Form dargestellt würden.

Die Wirklichkeit sieht leider anders aus. Solche allumfassende Systeme gibt es zwar, doch zeigt es sich schnell, dass verschiedene Teile eher derselbe Name und die gleiche Lizenzpolitik als die tatsächliche Funktionalität verbinden. Darüber hinaus stellt sich die Frage, wie viele Unternehmen sich die Einführung eines solchen Werkzeugs leisten können – wobei die zwar nicht zu vernachlässigenden finanziellen Aspekte überhaupt nicht das Haupthindernis sind.

Deshalb sind wir mit einer Anhäufung von Lösungen konfrontiert, die normalerweise auch das organische Wachstum des Unternehmens widerspiegelt. Integrationen zwischen den Systemen übertragen mehr oder weniger erfolgreich die Daten und sorgen für die Vereinheitlichung der Information. Aber – jedes Tool berichtet über die eigenen Daten. Dadurch, dass wir dafür gesorgt haben, dass die Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen werden, haben wir viele Schwierigkeiten gelöst, doch keineswegs alle. Wir müssen die einheitliche Berichterstattung über alle Daten erst sicherstellen.

Wenn es im Unternehmen eine besondere IT-Abteilung gibt, kann man sich an sie wenden. Das ist natürlich ein Segen und ein Fluch zugleich. In derartigen Abteilungen sitzen Techniker – diese verstehen traditionell und zunftbezogen die Geschäftsbedürfnisse nicht besonders gut, und ihre Zeitvorstellungen hätten einst epische Dichtung inspiriert.

Die Lösung, die geschäftliche Nutzer kennen, liegt freilich auf der Hand. Sie ziehen Daten aus verschiedenen Quellen in eine Tabelle und machen ihren Bericht dort. Informationen werden nebenbei gesäubert, mit externen Quellen veredelt und erforderlichenfalls angepasst. All das allein, nach Kräften, wenn sie es brauchen.

Verborgene Fallstricke der Tabellen

Das Entscheiden anhand von Tabellen stellt auch ein Risiko dar. Es ist oft nicht klar, wie alt die Daten in der Tabelle sind. Es kann passieren, dass man wesentliche Geschäftsentscheidungen anhand von veralteten Daten trifft. Freilich kann man in die Tabelle schreiben, wann die Daten aktualisiert wurden – doch hier sind wir von den internen Regeln und der Sorgfalt bei ihrer Umsetzung abhängig. Es gibt mehr als genug Spielraum für Fehler.

Es ist auch nicht ersichtlich, woher die Daten erfasst wurden. Fürwahr, man kann auf ein zusätzliches Blatt auch schreiben, welche Quellen eingeschlossen und welche Erkundigungen verwendet wurden. Doch wenn es eilt – und wann ist das nicht der Fall – sind diese Notizen das erste Opfer. Das Endprodukt kann beliebig weit von dem entfernt sein, was so notiert ist.

Auch wenn wir fest überzeugt sind, dass es richtig geschrieben ist, woher die Daten stammen und wann sie gekommen sind, können wir die Informationen in der Tabelle jederzeit korrigieren. Spurlos. Manchmal völlig legitim – diese Angabe fehlt, jene springt unschön hervor – und manchmal nicht so sehr. Tatsache ist, dass man nach einiger Zeit nicht weiß, was die Wahrheit und was bloß ein Abbild unserer Wünsche ist.

Die Ausarbeitung einer Tabelle kann so einige Zeit in Anspruch nehmen. Man muss sämtliche für die Einholung der Daten nötigen Schritte wiederholen (und diese sind nicht zwingend nur die Erkundigung in der Relationsbasis). Am Ende darf man nicht vergessen zu prüfen, ob alle Grafiken immer noch die richtigen Daten zeigen, insbesondere, wenn sich der Umfang der Informationen verändert hat (zusätzliche Zeilen gehen im Vorbeigehen verloren).

Ist die Tabelle informativ genug, verbreitet sie sich im Publikum. Ohne Aufsicht über Kopien, ohne Kontrolle der Änderungen. Welche ist die richtige? Welche sind richtiger? Und anhand welcher Kopie haben wir eigentlich unsere Entscheidung getroffen?

Heute haben wir mit der Tabelle den Tag gerettet und Lob geerntet. Beim nächsten Mal wird zum Entscheiden wieder eine solche Tabelle nötig sein – werden wir sie noch einmal zusammenstellen können? Die Erwartungen der Entscheider sind einfach – genauso wie beim letzten Mal, mit frischen Daten. Wenn wir sie fast gleich liefern, können wir sie irreführen.

Wo soll es hingehen?

Wir müssen eine Lösung einführen, die wie folgt sein muss:

  • Verknüpft: Mit allen nötigen Datenquellen innerhalb und außerhalb der Organisation. Als Tabelle.
  • Aktuell: Die Daten müssen den tatsächlichen Stand widerspiegeln, nicht einen von früher.
  • Richtig: Die dargestellten Daten sind nach überprüfbaren Regeln erfasst.
  • Agil: Wenn neue Anforderungen kommen, können sie ohne anstrengende und langwierige Verhandlungen mit den Ausführenden (innerhalb und außerhalb des Unternehmens) einbezogen werden
  • Zugänglich: Für alle Nutzer, die die Daten brauchen. Und nach Möglichkeit für niemanden sonst. 

Zum Glück gibt es solche Lösungen, und nicht nur das – sie sind erschwinglich und leicht zu bedienen, sie erfordern kein technisches Wissen, sondern nur Kenntnis der Daten und Verständnis, was man wem mitteilen will. Und die Arbeit mit ihnen ist angenehm.

Unter den bekanntesten Lösungen in diesem Bereich seien drei erwähnt:

  • Microsoft Power BI von Microsoft.
  • Tableau von Tableau Software.
  • QlikView von Qlik.

 

Microsoft Power BI ist eine cloudbasierte Lösung, zu deren Einsatz ein Azure-Nutzerkonto erforderlich ist. Dies ist für die geschäftliche Verwendung sehr geeignet, weil es die erste Abwehrlinie gegen Datenlecks darstellt. Ansonsten sind ihrer Philosophie nach alle drei Lösungen sehr ähnlich. Sie unterstützen die Datenerfassung aus den verschiedensten Quellen, von Relationsdatenbanken über abonnierte Webquellen bis zu Tabellen, Textdateien und Webseiten. Sie machen es möglich, Daten aus diesen Quellen jederzeit zu erfassen, und was noch wichtiger ist, sie zu einer bestimmten Uhrzeit zu erfassen. Die Hersteller bieten oft ein fast genauso leistungsfähiges Werkzeug, das kostenlos ist – Microsoft Power BI ermöglicht ein kostenloses Nutzerkonto, Qlik bietet QlikSenseDesktop. Bei beiden ist gerade die Aktualisierung der Daten jene Eigenschaft, die am auffälligsten fehlt. Man kann einen außerordentlich attraktiven und informativen Bericht erstellen, doch wenn man die Daten jedes Mal manuell aktualisieren muss, kann man nur darauf warten, wann das zum ersten Mal vergessen wird. Und wann zum letzten Mal.

Alle angeführten Werkzeuge ermöglichen die grundlegenden Operationen mit Daten, die bei jeder Erfassung erfolgen. Hier gefällt insbesondere die Lösung von Microsoft Power BI, das eine breite Auswahl von Funktionen zur Umwandlung der Quelldaten bietet. In allen Fällen sind sämtliche Datentransformationen Bestandteil des Berichts. Man kann sie nicht vergessen und man kann die Daten an ihnen vorbei nicht ändern (außer an der Quelle).

Alle drei Lösungen ermöglichen einen Zugang zu den Berichten über einen Webbrowser. Tableau und QlikView verwenden einen besonderen Server, und Microsoft Power BI ist sowieso eine Cloudleistung, es geht also nicht anders. Die Berichte können in allen Fällen interaktiv sein – sie können das Filtern von Daten und das Drill-Down ermöglichen.

Die Anwendung dieser Werkzeuge ist einfach und macht Spaß – sowohl während der Ausarbeitung des Berichts als auch bei der Datenrecherche. Zusammen mit der zusätzlichen Möglichkeit, das Datenbild gemeinsam mit dem Bericht in einen Notizblock zu verpacken, sind die erwähnten Lösungen mehr als geeignet dafür, Tabellen im Berichtswesen innerhalb des Unternehmens zu ersetzen und dabei die Zuverlässigkeit und den Datenschutz zu erhöhen.

AUTOR
Jože Marinček

Jože Marinček

Leiter des BI-Bereichs und erster slowenischer Experte mit dem Titel Microsoft P-Seller im Bereich maschinelles Lernen
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