Heute fragt sich niemand in der Geschäftswelt mehr »Intranet: ja oder nein«? Die Frage ist vielmehr »Ist es Zeit für eine Erneuerung?« und gleich danach »Wie viel sind wir bereit zu investieren?« Tatsache ist nämlich, dass Veränderungen im IT-Bereich eine Konstante sind. Und sie zwingen uns in Verbindung mit dem Wunsch nach verbesserter Funktion und höherer Wettbewerbsfähigkeit immer wieder zu Erneuerungen. Vom Budget hängt dann letztendlich auch das Ergebnis ab: von durchschnittlich bis spitzenmäßig.

Deckung des Basisbedarfs

Obwohl jedes Unternehmen im Grunde von sich meint, es sei etwas Besonderes, zeigt es sich in der Praxis, dass es doch nicht so ist. Insbesondere, wenn es um ein Intranetportal geht. Die meisten Bedürfnisse nach interner Kommunikation und Teilnahme an gemeinsamen Inhalten sind verblüffend ähnlich auch zwischen sehr unterschiedlichen Branchen und liegen im Durchschnitt bei 80%.

Diese Besonderheit haben auch wir bei Agitavit wahrgenommen und dazu ein Basis-Intranetpaket erarbeitet, das vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen gedacht ist. Damit ist tatsächlich die maximale Auswahl der Basisbedürfnisse nach Zusammenarbeit zum Mindestpreis abgedeckt. Im Grunde handelt es sich um einen Satz populärer Bausteine, die anhand unserer Praxiserfahrung optimiert sind. Wir befähigen in der Folge den Auftraggeber, die Möglichkeiten der gewählten Plattform maximal zu nutzen, die typischerweise Cloud ist. In der Endphase sorgen wir auch für Migrationen der Daten aus den bestehenden Systemen. Dabei helfen wir, die Daten so zu strukturieren, dass sie viel leichter zu finden und mitzubenutzen sind.

Viele Unternehmen, vor allem mittelgroße, reagierten positiv auf diesen Ansatz. Freilich muss man sich dabei fragen, ob ein solches Paket auch für große Unternehmen geeignet ist? Wie sieht es mit jenen restlichen 20% der nicht abgedeckten Bedürfnisse bzw. geschäftlichen Besonderheiten aus. Diese Besonderheiten sind schwer in eine Form zu pressen, da sie für die jeweilige Organisation spezifisch sind. Als solche stellen sie natürlich einen zusätzlichen Aufwand dar, während die Höhe der Investition völlig in der Domäne der Organisation selbst ist.

Der Schlüssel liegt in den Details

Wenn wir also ein Top-Intranet machen wollen, das einerseits die Nutzer begeistern und andererseits Preise einfahren wird, müssen wir somit zusammen mit dem Auftraggeber etwas mehr Zeit für die Details nehmen. Typischerweise geschieht dies in gemeinsamen Workshops mit verschiedenen Teilnehmergruppen, wo wir die Prozesse, Anwendungsbeispiele usw. analysieren.

Eines der Hauptziele muss die Maximierung der Nützlichkeit sein, sog. User-Experience. Nämlich erst, wenn die Nutzer den Nutzwert des Portals im Kontext ihrer täglichen Arbeitsbedürfnisse erkennen, werden sie es als ihr eigenes akzeptieren. Deshalb sorgen wir dafür, dass sie:

  • Gehör finden – mit Likes, Postings, Kommentaren, Following und Teilen der Inhalte;
  • sichtbar werden, wenn sich bei Projekten der Bedarf nach ihren Kompetenzen zeigt;
  • über Sachen benachrichtigt werden, die für sie am relevantesten sind, durch ein System von Neuigkeiten und Mitteilungen, Personalisierung, herausgestellten Inhalten …;
  • mit geeigneten Werkzeugen, Arbeitsabläufen, Dokumentvorlagen und Selbsthilfe für erfolgreiche Arbeit ausgestattet werden. 


Besonderes Augenmerk muss auf das Erscheinungsbild gerichtet werden, denn es leistet einen wesentlichen Beitrag zur angenehmen Verwendung und zum Gesamteindruck. Beim Prototypieren handelt es sich um einen iterativen Prozess, der die Leserlichkeit, die Harmonie der Farben, Proportionen, Schriften und aller anderen Elemente in verschiedenen Bildschirmaufstellungen optimiert (sog. Responsive Design).

Ein gut ausgelegtes Portal wird folglich auch »IT-friendly« sein, denn die Bedienung des Portals selbst wie auch der Probleme der Nutzer wird die IT-Abteilung ungeachtet der gewählten Plattform entlasten.

Zum Schluss

Ein hervorragendes Intranet zahlt sich für ein Unternehmen immer positiv aus, wenn es auch etwas aufwendiger ist. Dieser Aufwand ist jedoch nicht nur finanziell gedacht, sondern auch in Form einer größeren Hingabe des Teams aufseiten des Auftraggebers. Das gleiche Erfolgsmuster kann auch auf das Internet, Extranet oder ein allfälliges B2B-Portal verallgemeinert werden. Mit verschiedenen Metriken, die ins System eingebaut werden, kann das später auch bestätigt und als Ausgangspunkt für die Geschäftsanalytik und weitere Verbesserungen verwendet werden.

AUTOR
Borut Majcen

Borut Majcen

Geschäftsanalyst
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